اتوماسيون اداري پيشرفته و تحت وب ستاک، ابزاري قدرتمند برای مديران در راستاي افزايش بهره‌وري سازمان، كاهش هزينه‌هاي اداری مربوط به مكاتبات و ارائه‌ي سریعتر و بهینه تر خدمات الكترونيكي به كاركنان سازمان و ارباب رجوع است. همچنين اين سيستم به گونه‌اي طراحي گرديده كه علاوه بر تحقق اهداف فوق، بستري مناسب و مطمئن جهت رسيدن به يك سازمان الكترونيك و بدون كاغذ و مجموعه اطلاعات يكپارچه و قابل دسترس از سيستم‌هاي مختلف را مهيا نمايد. به عنوان مثال سیستم حاضر قابليت ايجاد ارتباط بين دیگر سیستم های یکپارچه °360 مانند پورتال، مالي، كارگزيني، حضور و غياب، انبار و ... را دارا میباشد.
مشخصات و امكانات ويژه سيستم
قابلیت های مدیریتی
- به‌طور كامل مبتني بر فناوری وب
- پياده‌سازي كامل بر اساس فناوری Ajax
- قابلیت پیاده سازی بر پایه فناوری رایانش ابری (Cloud)
- ارائه میزکار الکترونیکی نمایش کارها(Tasks)، نامه ها، نمودارها و گزارش های مدیریتی
- استفاده از مكانيزم‌ها وو راهکارهاي امنيتي پيشرفته
- معماري چند لايه با قابليت استفاده در سازمان‌هاي بزرگ (Enterprise)
- امکان انجام کلیه کارهای مرتبط با مسئولیت سازمانی از راه دور و در بستر اینترنت (دورکاری)
- راه اندازی دبیرخانه یکپارچه سازمانی با توزیع دبیرخانه های دور از هم در شهرها و مناطق مختلف
- قابليت تعريف دبيرخانه‌هاي متمرکز، نيمه متمرکز و غيرمتمرکز تحت وب مطابق با هر نوع ساختار سازماني
- قابليت جستجوي پارامتريك اسناد بر اساس كليه‌ي فيلدهاي اطلاعاتي و متن نامه‌ها با توانايي جستجوي ساده و پيشرفته
- امكان ارتباط با سيستم تلفن گويا، SMS سرور، سايت و وب كيوسك براي ارائه خدمات الكترونيكي
- وجود سيستم هشدار دهنده دريافت مدرك جديد به طورOnline و Offline
- قابليت تفويض اختيار كاملاً مديريت شده همچنين نظارت بر كارتابل پرسنل
- امكان تنظيم انواع مجوزهاي دسترسي، مجوزهاي زماني و مكاني براي كاربران
- قابليت به گردش درآوردن انواع مكاتبات، فايل‌ها و پرونده‌ها
- قابليت پشتيبان‌گيري خودكار و قابل تنظيم براي زمان‌هاي دلخواه
- قابليت تعريف بايگاني الكترونيكي در سه سطح عمومي، واحدها و كاربران
- پشتيباني كامل از فاكس و ايميل از داخل برنامه
- پشتيباني از امضاي ديجيتال یا امضای بدون کاغذ
- امكان ثبت كليه وقايع سيستم جهت رهگیری های آتی
- ارجاع نامه در قالب یک کار (Task) جهت استفاده از امکانات Workflow
- تعیین مهلت پاسخ ( اقدام ) برای نامه ارجاع شده و انجام
- امکان گزارش گیری و مشاهده نامه های دردست اقدام و مکاتبات بدون پاسخ
- امکان بازبینی مراحل طی شده نامه بصورت مشاهده اقدامات انجام شده توسط کاربران مختلف
- تعیین جانشین برای کابر و امکان انجام امور محوله از سوی جانشین
قابلیت های کاربری
- ثبت كلیه مشخصات نامه های وارده و صادره اعم از: نوع نامه، طبقه بندی نامه،ارجحیت نامه، موضوع نامه،تاریخ ثبت،شماره نامه،شماره اندیكاتور، مضمون نامه،رونوشت ها و...
- تعریف چارت سازمانی بصورت درختواره
- امکان تعریف اشخاص (حقیقی و حقوقی) طرف مکاتبه (شامل نام سازمان، سمت سازمانی، نام شخص، آدرسهای پستی، شماره های تلفن و فکس، پست الکترونیک و سایر جزئیات)
- امكان گروه بندی طرف مكاتبات سازمان جهت دسترسی سریع تر
- تعریف و تعیین انواع اولویت ها و ارجحیت های نامه ها (عادی، فوری، آنی و...)
- تعریف و تعیین انواع طبقه بندی های امنیتی نامه ها (عادی، محرمانه و...)
- تعریف و تعیین روال های ارسال نامه (دستی، پیک، ارباب رجوع، پست و...)
- تعریف و تعیین انواع روابط بین نامه ها (مانند عطف، پیرو، جوابیه و...)
- ایجاد ارتباطات استاندارد(پیرو، بازگشت و عطف) و ارتباطات دلخواه تعریف شده توسط کاربر
- امکان مشاهده نامه های مرتبط با یک نامه
- امکان تعریف فرمت های گوناگون برای شماره نامه ها
- پشتيباني از دو ويرايشگر Word و ويراشگر تحت وب، به طور همزمان براي تايپ نامه
- تایپ نامه تحت قالبهای از پیش تعیین شده در نرم افزار مایکروسافت وُرد (MS Word)
- تهیه فرمتهای متعدد (Templates ) جهت ایجاد متن نامه های داخلی یا صادره
- ارسال نامه صادره و داخلی و رونوشتهای آنها برای چندین گیرنده
- امکان پیوست انواع فایل ها به نامه از جمله EXE,PDF,... و ارتباط با آن نرم افزارها
- انتساب کلید واژگان فارسی و انگلیسی به نامه ها و استفاده از آنها در جستجوی نامه
- قابلیت اتصال به انواع اسكنرهای تك برگی و دسته ای و پرینترها
- امكان Scan نامه ها با فرمتهای Jpg و Tiff به صورت گروهی با اسکنرهای Feeder
- امكان ویرایش در تصاویر نامه ها مانند چرخش، تعیین مقیاس تصویر، برزگنمایی، كوچك نمایی، پاراف و همچنین چاپ آن نامه در سایزهای مختلف
- چاپ نامه برای چندین گیرنده
- چاپ نامه همراه با امضاء الکترونیکی و یا بدون آن
- امکان تهیه و چاپ رسید نامه برای نامه های وارده و صادره
- نگهداری اطلاعات مربوط به چاپ نامه ( کاربر چاپ گیرنده، تاریخ و زمان چاپ و غیره)
- امکان ارجاع نامه به واحد، پست سازمانی و یا کارمند سازمان
- امکان جستجوی نامه ها به صورت پارامتریک به صورت تک فیلد یا ترکیب چند فیلد اطلاعاتی
- امکان بازبینی مراحل طی شده نامه بصورت مشاهده اقدامات انجام شده توسط کاربران مختلف
- امکان گزارش گیری و مشاهده نامه های صادره، وارده و ... با امکان تعیین تعداد نامه قابل نمایش
- امکان گزارش گیری و مشاهده نامه های دردست اقدام و مکاتبات بدون پاسخ
- امکان تهیه گزارشات متنوع به صورت كلی، نموداری، آماری، جدولی با گزارش ساز
- صدور كلیه گزارش های پویا و آماری به نرم افزارهای دیگر نظیر Excel و..
- امکان ارسال پیام (Mail) بصورت Offline برای کاربران دیگر
- ایجاد پوشه پیامهای دریافتی (Inbox) برای هر کاربر جهت مشاهده پیامهای دریافتی
- ایجاد پوشه پیامهای ارسالی (Outbox) برای هر کاربر جهت ذخیره سازی پیامهای ارسالی
- امکان ارسال پیامهای فوری (Instant Message) برای کاربرانی که وارد برنامه شده اند
- تعریف پروندههای شخصی و ثبت نامه در آنها
- تهیه نسخه پشتیبان به صورت دوره ه ای و خودکار
- قابلیت اجرا بر روی شبکه (LAN)، انترانت و اینترنت
- وجود راهنماي جامع كاربري به‌طور Online
- سازگار با همه مرورگرها (IE.Firefox,Chrome,Opera, Safari,…)
- قابلیت کاربری بر روی کلیه سیستم عامل های موجود
نمایی از داشبورد نرم افزار:
